Als Führungskraft oder Unternehmer stehst du oft vor der Herausforderung, unzählige Aufgaben, Deadlines und Projekte gleichzeitig zu jonglieren. Du willst erfolgreich führen, Entscheidungen treffen, für dein Team da sein und dabei auch noch dein Privatleben managen. Doch häufig führt das zu Überforderung und Stress, und der Kopf fühlt sich an, als würde er explodieren vor lauter To-do-Listen.
Genau so ging es mir auch. Aber dann entdeckte ich eine Methode, die mein Arbeitsleben komplett verändert hat: David Allens „Getting Things Done“-Methode (GTD). Diese Methode half mir, Ordnung in mein Leben zu bringen, meinen Kopf freizubekommen und wieder klaren Fokus zu haben. Sie ist nicht nur ein Tool für Aufgabenmanagement – sie kann ein echter Gamechanger sein und den Mental Load erheblich reduzieren.
Mental Load beschreibt die unsichtbare Last, die durch die ständige mentale Verwaltung von Aufgaben entsteht – sei es die Arbeit oder das Privatleben. Die GTD-Methode hilft dabei, diesen Druck zu mindern, weil du dich nicht mehr darauf verlassen musst, alles im Kopf zu behalten. Stattdessen kannst du dich auf ein zuverlässiges System verlassen, das deine Aufgaben und Ideen organisiert und jederzeit griffbereit ist.
In diesem Blogbeitrag führe ich dich Schritt für Schritt durch die GTD-Methode und zeige dir, wie du sie in deinen Alltag integrieren kannst, um effektiver und stressfreier zu arbeiten – und dabei auch deinen Mental Load zu senken.
Schritt 1: Sammeln – Befreie deinen Kopf
Der erste und vielleicht wichtigste Schritt in der GTD-Methode lautet: Sammeln. Alles beginnt damit, dass du alles, was in deinem Kopf herumschwirrt, aus deinem Gedächtnis holst und niederschreibst.
Warum ist das so wichtig? Häufig verbringen wir viel Zeit und Energie damit, uns an Dinge zu erinnern, die wir nicht vergessen dürfen. Das erzeugt Stress, weil der Kopf ständig arbeitet und versucht, den Überblick zu behalten. Diesen mentalen Ballast kannst du loswerden, indem du alles aufschreibst. Ja, wirklich alles: berufliche Aufgaben, private Projekte, Ideen, Termine, Gedanken, die dich beschäftigen.
Als ich das erste Mal diese Methode ausprobierte, fühlte es sich an wie ein Befreiungsschlag. Ich schrieb alles auf – von der E-Mail, die ich schon längst beantworten wollte, bis hin zur Urlaubsplanung und Ideen für neue Projekte. Was ich vorher nur vage im Kopf hatte, lag nun klar und geordnet vor mir. Dieser Schritt gibt dir sofort das Gefühl, den ersten Teil des Chaos zu beseitigen. Gleichzeitig sorgt er dafür, dass der Mental Load erheblich reduziert wird, weil du nicht mehr ständig daran denken musst, was du noch erledigen sollst.
Schritt 2: Verarbeiten – Klarheit über die nächsten Schritte
Nachdem du alles gesammelt hast, kommt der zweite Schritt: Verarbeiten. Es reicht nicht aus, eine Liste von Aufgaben zu haben. Du musst jede Aufgabe durchdenken und klare nächste Schritte formulieren.
Frage dich für jede Aufgabe:
- Kann ich sie sofort erledigen?
- Gibt es mehrere Schritte?
Hier wird die Aufgabe greifbarer und konkreter. Wenn du zum Beispiel „Urlaub planen“ aufgeschrieben hast, ist das noch nicht präzise genug. Die Aufgabe kann unterschiedlich ausgelegt werden. Was bedeutet das genau? Willst du den Flug buchen oder Urlaubsziele recherchieren? Es ist wichtig, eine klare Handlung daraus abzuleiten, wie „Urlaubsziele recherchieren“ oder „Flugangebote vergleichen“.
Dieser Prozess hilft dabei, Aufgaben zu konkretisieren und zu priorisieren. Wenn die nächsten Schritte klar sind, weißt du genau, was zu tun ist. Dadurch sparst du Zeit und Energie, die du sonst darauf verwenden würdest, immer wieder über Aufgaben nachzudenken – was wiederum den Mental Load weiter reduziert.
Schritt 3: Organisieren – Ein System für klare Prioritäten
Jetzt, wo du deine Aufgaben aufgeschrieben und verarbeitet hast, kommt der Schritt, der die größte Ordnung schafft: Organisieren. Dies bedeutet, deine Aufgaben nach bestimmten Kategorien zu sortieren und ihnen einen festen Platz zu geben.
David Allen schlägt vor, vier Hauptkategorien zu verwenden:
- Nächste Schritte: Hier kommen alle Aufgaben rein, die du sofort angehen kannst und die einen konkreten nächsten Schritt erfordern.
- Warten auf: In diese Kategorie kommen Aufgaben, bei denen du auf eine Antwort oder einen nächsten Schritt von jemand anderem wartest (z.B. Bestätigungen, Rückmeldungen).
- Irgendwann vielleicht: Projekte oder Ideen, die interessant sind, aber derzeit keine Priorität haben. Sie können in der Zukunft relevant werden, aber nicht jetzt.
- Referenzmaterial: Hier sammelst du Informationen, die du ablegen, aber nicht sofort bearbeiten musst, wie zum Beispiel Artikel, Notizen oder inspirierende Inhalte.
Diese Struktur kannst du sowohl in einem physischen Ordnersystem als auch digital verwenden. Ich habe mir beides angelegt: Ein digitales System für unterwegs und ein physisches System für mein Büro. Diese Kategorisierung verschafft dir Klarheit und Ordnung – und sorgt dafür, dass du immer genau weißt, was zu tun ist und was warten kann. Mit einem solchen System im Hintergrund entlastest du deinen Geist zusätzlich, was den Mental Load minimiert.
Schritt 4: Überprüfen – Regelmäßige Reflexion
Ein zentraler Aspekt der GTD-Methode ist die regelmäßige Überprüfung und Reflexion. Einmal pro Woche solltest du dir Zeit nehmen, um alle Aufgaben und Listen zu durchgehen. Schau, was du erreicht hast, was noch offen ist und ob sich Prioritäten geändert haben.
Dieser wöchentliche „Check-in“ hat mir enorm geholfen, den Überblick zu behalten. Oftmals fokussieren wir uns nur auf die kleinen, täglichen Aufgaben und verlieren das große Ganze aus den Augen. Durch die regelmäßige Reflexion sicherst du dir den nötigen Überblick und stellst sicher, dass du nicht aus den Augen verlierst, was langfristig wichtig ist.
Es ist eine gute Gelegenheit, Projekte neu zu bewerten und auch alte Aufgaben loszulassen, die nicht mehr relevant sind. So kannst du fokussiert und mit klarer Priorität in die nächste Woche starten. Dies ist ein wichtiger Teil der Methode, um nicht wieder in den Stresskreislauf zu geraten, der den Mental Load erhöht.
Schritt 5: Umsetzen – Ins Handeln kommen
Der letzte und vielleicht wichtigste Schritt der GTD-Methode lautet: Ins Handeln kommen. Jetzt, wo alles organisiert ist, geht es darum, konsequent die nächsten Schritte zu erledigen. Dabei hilft dir die Zwei-Minuten-Regel von David Allen: Alles, was weniger als zwei Minuten dauert, erledigst du sofort.
Wenn du diese Regel anwendest, bleibt dein Posteingang leer und kleine Aufgaben bleiben nicht liegen. Für größere Projekte, die mehr Zeit in Anspruch nehmen, arbeitest du Schritt für Schritt an den konkreten Aktionen, die du vorher festgelegt hast.
Was mir besonders geholfen hat, war, meine Liste mit den „nächsten Schritten“ jeden Morgen durchzugehen und zu entscheiden, was heute wirklich wichtig ist. Ich habe gemerkt, dass ich dadurch fokussierter und produktiver arbeiten kann, ohne mich von den vielen kleinen Dingen ablenken zu lassen. Gleichzeitig wird der Mental Load reduziert, weil ich genau weiß, was zu tun ist, und mich nicht von unerledigten Aufgaben überwältigen lasse.
Fazit: Mehr Fokus, weniger Stress und reduzierter Mental Load dank der GTD-Methode
Die „Getting Things Done“-Methode von David Allen hat mir geholfen, mein Arbeitsleben zu strukturieren und den Überblick über meine Aufgaben zurückzugewinnen. Sie hat nicht nur meine Produktivität gesteigert und Stress reduziert, sondern auch meinen Mental Load deutlich verringert. Wenn du das Gefühl hast, dass du von der Flut an Aufgaben überwältigt wirst, probiere diese Methode aus. Du wirst überrascht sein, wie viel leichter und effizienter dein Alltag wird.
Falls du Unterstützung bei der Umsetzung dieser Methode brauchst, melde dich gerne bei mir. Ich helfe dir dabei, die Kontrolle über deinen Arbeitsalltag zurückzugewinnen, mit mehr Leichtigkeit zu führen und den Mental Load dauerhaft zu senken.
Du möchtest tiefer einsteigen? Dann höre dir jetzt meine Podcast-Episode Nr. 96 „Gamechanger für Führungskräfte: Effektives Selbstmanagement mit der „Getting Things Done“- Methode“ an:
