Kennst du das auch? Dein Kalender ist bis zum Rand gefüllt mit unzähligen Terminen, die sich anfühlen wie Marathonläufe ohne erkennbares Ziel. An manchen Tagen scheint es, als würden wir von einem Meeting zum nächsten Hetzen, ohne ausreichend Zeit zum Durchatmen zu finden. Die Frage drängt sich auf: Sind wir tatsächlich noch produktiv oder befinden wir uns nur in einem endlosen Kreislauf? Diese ständige Teilnahme an Meetings raubt nicht nur Zeit, sondern auch Energie und Raum für kreative Gedanken.
In einem meiner vorherigen Beiträge habe ich ausführlich über die Herausforderungen des allgegenwärtigen Meeting-Marathons gesprochen und die entscheidende Rolle von Gehirnpausen zwischen den Besprechungen betont. Doch vielleicht ist es noch wichtiger, nicht nur auf Pausen zu achten, sondern auch den vollgestopften Kalender zu entschlacken und Freiräume zu schaffen, die erst gar nicht mit Meetings belegt sind.
Die Frage nach einer besseren Meeting-Gestaltung ist eine, die mir in Team-Coachings immer wieder begegnet. Daher möchte ich heute näher auf dieses Thema eingehen und dir erste Tipps an die Hand geben, wie du dem endlosen Meeting-Kreislauf entkommen und Meetings effektiver gestalten kannst.
Der Schlüssel zum Erfolg: Meetings als Fundament erfolgreicher Teamarbeit
Meetings werden häufig als Zeit- und Ressourcenverschwendung angesehen. Dies ist teilweise verständlich, da unorganisierte und ineffektive Besprechungen oft eher Zeit kosten, als Nutzen zu bringen. Doch sollten wir nicht vergessen, dass Meetings ein wesentlicher Bestandteil erfolgreicher Teamarbeit sind. Sie bilden das Rückgrat für eine effektive Zusammenarbeit, indem sie Kommunikation, Austausch und Entscheidungsfindung ermöglichen.
- Kommunikation: Kommunikation bildet das Fundament jeder erfolgreichen Teamarbeit. Meetings bieten den Raum für direkte Interaktionen zwischen Teammitgliedern, in denen Ideen präsentiert, Fragen gestellt und relevante Informationen geteilt werden. Dieser direkte Kontakt stärkt das gegenseitige Verständnis und fördert die Entstehung eines gemeinsamen Ziels.
- Austausch: Abseits der bloßen Kommunikation dienen Meetings als Begegnungsstätte für unterschiedliche Gedanken und Perspektiven. Hier können Teammitglieder verschiedene Standpunkte vertreten und durch Diskussionen zu neuen Erkenntnissen gelangen. Dieser offene Austausch belebt nicht nur die Kreativität, sondern trägt maßgeblich zur Lösungsfindung bei.
- Entscheidungsfindung: Des Weiteren unterstützen Meetings aktiv den Entscheidungsfindungsprozess. Sie bieten Raum für die Diskussion von Ideen, die Evaluierung verschiedener Optionen und letztendlich die Festlegung von Entscheidungen. Durch die Zusammenführung verschiedener Gedanken und Blickwinkel ermöglichen Meetings in der Regel fundiertere und umfassendere Entscheidungen.
Insgesamt sind Meetings also nicht einfach Zeitfresser, sondern ein essenzielles Instrument für die Teamkooperation – jedoch nur, wenn sie effizient eingesetzt werden.
Entgleiste Effizienz: Warum unorganisierte Meetings schaden
Der Gedanke, dass Meetings Zeitverschwendung sind, entspricht leider tatsächlich häufig der Realität. Insbesondere in Zeiten des vermehrten Home-Office und der gesteigerten Notwendigkeit für Abstimmungen scheint sich dieser Eindruck verstärkt zu haben. Die schiere Anzahl an Meetings und ihre ineffiziente Gestaltung tragen zu diesem Bild bei. Diese unstrukturierten Besprechungen können erhebliche negative Folgen haben, die du sicher selbst schon erlebt hast.
- Zeitverschwendung: Viele Meetings dauern länger als nötig und führen nicht zu klaren Ergebnissen. Sie plätschern dahin, ohne einen konkreten Zweck zu erfüllen, und binden somit wertvolle Zeit der Teilnehmer.
- Mangelnde Konstruktivität: Häufig fehlt es an einer strukturierten Diskussion, die zu greifbaren Ergebnissen oder Lösungen führt. Meetings verlieren sich in einem endlosen Redefluss, ohne dass ein echter Fortschritt erzielt wird.
- Fehlende Klarheit & Verantwortlichkeit: Nach den Meetings sind oft keine klaren Aufgaben (To-dos) definiert, es herrscht Unklarheit über die nächsten Schritte und wer für welche Punkte verantwortlich ist. Dies führt zu Verwirrung und mangelnder Zielausrichtung.
- Überflüssige Teilnehmer: Die Anwesenheit von Personen, die keinen wirklichen Beitrag leisten können oder sollen, trägt zur Ineffizienz bei. Oft sprechen immer die gleichen Personen, während andere lediglich zuhören, ohne aktiv eingebunden zu sein.
- Fehlender Raum für Nachdenken & Fortschritt: Die enge Terminplanung und ineffiziente Gestaltung der Meetings lassen keinen Raum für reflektierende Gedanken oder die Voranbringung von Themen außerhalb der Sitzungen.
Angesichts dieser Herausforderungen ist es daher von großer Bedeutung, effiziente Strategien und Praktiken zu entwickeln, um Meetings wirksamer zu gestalten und damit ihre positiven Auswirkungen auf die Teamarbeit zu maximieren.
Besprechungen neu gestalten: Fünf Ansätze für mehr Produktivität in Meetings
Meetings sind das Rückgrat erfolgreicher Zusammenarbeit, solange sie effektiv gestaltet sind. Das zu organisieren, fällt in deine Verantwortung als Führungskraft. Mit simplen Routinen und klaren Strukturen kannst du Besprechungen in produktive Zusammenkünfte transformieren und so einen Beitrag zum gesunden Zeitmanagement leisten.
- Klare Agenda: Definiere einen klaren Zweck für jedes Meeting und teile dieses Ziel im Voraus mit. So können sich alle Teilnehmer entsprechend vorbereiten. Dies erleichtert die Fokussierung auf die relevanten Themen und verbessert die Effizienz der Diskussion.
- Zeitbewusstsein: Lass dich nicht von vordefinierten Zeitblöcken in Kalendern verführen: Ein Meeting muss nicht immer 30 oder 60 Minuten dauern. Berücksichtige die tatsächliche Zeit, die das jeweilige Thema erfordert, und setze gezielt präzisere Zeitblöcke an. Kürzere Meetings sind oft effektiver und erzielen dennoch die gleichen Ergebnisse.
- Moderation für Effizienz: Die Leitung eines Meetings durch eine Person gewährleistet einen strukturierten Ablauf. Ein Moderator oder eine Moderatorin hält die Diskussion im Rahmen des Themas und verhindert Abschweifungen, was wiederum die Produktivität steigert.
- Teilnehmermanagement: Regelmäßige Überprüfung der Teilnehmerliste ist entscheidend. Personen, die keinen Beitrag leisten oder deren Anwesenheit nicht zwingend erforderlich ist, können ausgeschlossen werden, um die Effektivität der Besprechung zu erhöhen. Überprüfe auch stets selbst, ob du an allen angesetzten Meetings teilnehmen musst und sage dort ab, wo du keinen Mehrwert in die Diskussion einbringen kannst.
- Auszeit für Produktivität: Reserviere einen festen Tag pro Woche ohne Meetings. Diese Auszeit ermöglicht konzentrierte Arbeit, kreatives Denken oder einfach die Möglichkeit, Energie aufzutanken, was langfristig zu einer höheren Effizienz in den restlichen Meetings führt.
Mit diesen Tipps kannst du die Effizienz und den Nutzen steigern und dir Raum für andere wichtige Aufgaben schaffen. Wenn du dir weitere Unterstützung bei der Optimierung deiner Meetings und Teamprozesse wünschst, bin ich gerne für dich da – sprich mich für ein unverbindliches Kennenlernen gerne an!
